บทที่ 1

1.จงอธิบายความหมายของคำดังต่อไปนี้ พร้อมยกตัวอย่างเหตุการณ์ในชีวิตประจำวัน

1.1 เทคโนโลยี เป็นการประยุกต์ นำเอาความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ และก่อให้เกิดประโยชน์ ในทางปฏิบัติ แก่มวลมนุษย์กล่าวคือเทคโนโลยีเป็นการนำเอาความรู้ ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในการประดิษฐ์สิ่งของต่าง ๆให้เกิดประโยชน์สูงสุด ส่วนที่เป็นข้อแตกต่างอย่างหนึ่งของเทคโนโลยี กับวิทยาศาสตร์ คือเทคโนโลยีจะขึ้นอยู่กับปัจจัย ทางเศรษฐกิจเป็นสินค้ามีการซื้อขาย ส่วนความรู้ทางวิทยาศาสตร์ เป็นสมบัติส่วนรวมของ ชาวโลกมีการเผยแพร่โดยไม่มีการซื้อขายแต่อย่างใดกล่าวโดยสรุปคือ เทคโนโลยีสมัยใหม่เกิดขึ้นโดยมีความรู้ทางวิทยาศาสตร์เป็นฐานรองรับ
ลักษณะของเทคโนโลยี

การใช้ชีวิตของคนเราในปัจจุบันได้มีการใช้เทคโนโลยีตั้งแต่เริ่มตื่นนอนเพราะในการตื่นนอนก็จะต้องใช้นาฬิกาปลุกหรือมือถือตั้งปลุก มาถึงในเรื่องการรับประทานอาหารก็ต้องใช้ไมโครเวฟในการทำอาหาร ไม่ว่าจะซักผ้าหรือทำความสะอาดบ้าน หรือทำอะไรก็ตามมนุษย์เราก็มักจะใช้เครื่องใช้ไฟฟ้าและพึ่งพิงเทคโนโลยีอยู่เสมอ การใช้เทคโนโลยีของมนุษย์ที่เห็นได้ชัดเจนก็คงจะหนีไม่พ้นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันโดยเฉพาะการใช้โทรศัพท์มือถือ ในยุคนี้คงยากที่จะปฏิเสธได้ว่าโทรศัพท์มือถือไม่มีความจำเป็นสำหรับมนุษย์ เพราะคนส่วนใหญ่ต่างก็ใช้โทรศัพท์มือถือในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะไปไหนทุกคนก็จะต้องนำมือถือติดตัวไปด้วยตลอดเวลา โทรศัพท์มือถือในสมัยนี้มีความสามารถมากกว่าการรับสายและโทรออก เพราะเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าได้รวมเอากิจกรรมความบันเทิงทุกอย่างเข้ามาโทรศัพท์มือถือ ไม่ว่าจะเป็นการฟังเพลง เล่นเกมส์ ท่องอินเทอร์เน็ต ดูทีวี ถ่ายรูป ก็สามารถทำได้ผ่านโทรศัพท์มือถือเพียงเครื่องเดียว ด้วยเหตุนี้จึงทำให้การพกพาโทรศัพท์มือถือได้รับความนิยมอย่างมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสังคมไทยไม่ว่าจะเป็นเด็ก วัยรุ่น ผู้ใหญ่ หรือคนชราทั้งในเมืองและในชนบทก็ล้วนมีโทรศัพท์มือถือกันแทบทั้งสิ้น นอกจากนี้การใช้คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ทก็ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากไม่ว่าจะเป็นการใช้งานในโปรแกรมต่าง ๆ ที่ช่วยในการทำงาน การหาข้อมูลและความบันเทิงจากอินเตอร์เน็ท การรับ-ส่ง E-mail การสนทนาออนไลน์ การเล่นเกมส์ออนไลน์ หรือแม้กระทั่งการรับข้อมูลข่าวสารผ่านคอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ทก็สามารถอำนวยความสะดวกในเรื่องการติดต่อสื่อสารระหว่างกันของมนุษย์ให้เป็นเรื่องที่ง่ายดายขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดเวลาไหนเราก็จะสามารถที่จะหาข้อมูลและข่าวสารที่เกิดขึ้นในสถานที่ต่าง ๆ ทั่วโลกได้อย่างทันท่วงที นอกจากนี้คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ทก็ยังถูกนำมาใช้ในเรื่องการค้าและพาณิชย์ด้วยเช่นกัน

1.2 สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ หรืออาจกล่าวได้ว่า สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
          เช่น สารสนเทศที่เป็น ความรู้ที่เกิดจากวิทยุ โทรศัพท์มือถือ ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ รอบตัวเราซึ่งอาจมาจาก วิทยุ โทรทัศน์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ดาวเทียม โทรศัพท์ เครื่องจักร ที่เกี่ยวกับสารสนเทศได้ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝาก ถอนเงินผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน การลงทะเบียน ฯลฯ

ตัวอย่าง สารสนเทศ ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน เช่น สื่อต่างๆ, TV,การหาข้อมูลในคอมพิวเตอร์ , การโอตังผ่านระบบออนไลน์, การใช้โทรสัพมือถือ การใช้ E-mail ฯลฯ

1.3 เทคโนโลยีสารสนเทศหมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผล การแสดงผลลัพธ์ การทำสำเนา และการสื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมและสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การพิมพ์ป้อนทางแป้นพิมพ์ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง(bar code)
การประมวลผล เป็นการนำเสนอข้อมูลที่เก็บมาได้ เข้าสู่กระบวนการประมวลผลตามต้องการเช่น การคำนวน การเรียงลำดับข้อมูล แยกเป็นกลุ่ม ฯลฯ ส่วนใหญ่จะดำเนินการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จากส่วน สำคัญที่เรียกว่า ชิพในหน่วยซีพียู
การแสดงผลลัพท์ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้เทคโนโลยีในการแสดงผลลัพธ์ ซึ่งสามารถเป็นตัวหนังสือ รูปภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวแบบวีดีทัศน์หรือเสียง
การทำสำเนา เป็นการทำสำเนาข้อมูลหรือสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ในสื่ออิเลคทรอนิกส์ชนิดต่าง ๆ ให้มีหลายชุด เพื่อสะดวกต่อการเก็บรักษา และการนำไปใช้ อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร แผ่นบันทึก ฮาร์ดดิสต์หรือ CD-RON
การสื่อสารโทรคมนาคม เป็นวิธีการที่จะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ซึ่งอาจส่งกระจายไปยังปลายทางครั้งละมาก ๆ อุปกรณ์ที่ใช้ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร วิทยุ โทรทัศน์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ คลื่นวิทยุ ดาวเทียม ฯลฯ

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศสารสนเทศเข้ามาช่วยปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิผล มีมากมายหลายด้าน ได้แก่
         การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน ปัจจุบันสำนักงานได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานในสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น กล่าวคือ ทำให้งานมีความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ในงานสำนักงาน ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีด อิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร ผลิตภัณฑ์เหล่านี้นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้หลายลักษณะ เช่น
        1 งานจัดเตรียมเอกสาร เป็นการใช้เครื่องประมวลผลคำหรือเครื่องประมวลผลเนื้อหา เป็นเครื่องมือในการจัดเตรียม อุปกรณ์ประกอบการใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และช่องทางการสื่อสาร ระบบประมวลผลคำ แบ่งออกได้ 2 ระบบ คือ
         -ระบบเดี่ยว (Stand – alone) เป็นระบบที่สามารถประมวลผลได้ภายในคอมพิวเตอร์ชุดเดียว หรือจะเชื่อมโยงไปยังคอมพิวเตอร์อื่น ๆ
         -ระบบเชื่อมโยงกับข่ายการสื่อสาร เป็นระบบที่มีการเชื่อมโยงสารสนเทศซึ่งกันและกันผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์
          2 งานกระจายเอกสาร เป็นการกระจายข้อมูลสารสนเทศไปยังผู้ใช้ ณ จุดต่าง ๆ อาจกระทำโดยการเชื่อมโยงผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่สามารถปฏิบัติงานกระจายเอกสารได้โดยอัตโนมัติ ได้แก่ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
          3 งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร สามารถทำได้ทั้งระบบออฟไลน์และระบบออนไลน์ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือผ่านเครือข่ายโทคมนาคมรูปแบบอื่น เช่นระบบฐานข้อมูลเป็นต้น

          4 งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ดำเนินงานดังกล่าว ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ โทรทัศน์
          5 งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง เช่น โทรศัพท์ การประชุมทางโทรศัพท์
          6 งานสื่อสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เช่น ระบบมัลติมีเดีย ระบบการประชุมทางไกลด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

1.4. ข้อมูล (Data)คือ ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่
ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

ตัวอย่าง ข้อมูล เช่น การรับรู้ข้อมูลทางตา เช่น การมองเห็น, การรับรู้ทางหู เช่น การได้ยินเสียงผ่านเข้ามาทางหู, การรับรู้ทางมือ เชน การสัมผัสกับข้อมูล, การรับรู้ทางจมูก เช่น การได้กลิ่น, การรับรู้ทางปาก เช่น การรู้สึกถึงรส

1.5. ฐานข้อมูล (Database)คือ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบและข้อมูลที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูลนั้น ต้องตรงตามวัตถุประสงค์

ตัวอย่าง ฐานข้อมูล เช่น ระบบธนาคาร คือ การฝากตัง-การโอนตัง, ระบบการจองตั๋วรถทัวร์ คือ การจองที่นั่ง

2. โครงสร้างสารสนเทศมีอะไรบ้าง จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่าง

ระดับล่างสุดหรือ (Transaction Processing) หมายถึงการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลข้อมูลรายการต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลเป็นจำนวนมาก ๆ ในการทำงานประจำวัน จัดว่าเป็นพื้นฐานของระบบสารสนเทศในการที่จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ สำหรับสร้างหรือจัดรูปแบบใหม่ ในรูปของรายงานที่จะเสนอระดับสูงต่อไป เช่นใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น

         

:ระดับที่สอง (Operation Control) หมายถึง การใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับล่าง เพื่อใช้ในการวางแผน การควบคุม และการตัดสินใจเกี่ยวเนื่องกับงานประจำวัน:ระดับที่สาม (Management Control) หมายถึง การใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับกลาง ใช้ในการจัดการและวางแผนงานระยะสั้น ตั้งแต่ 6 เดือน ถึง 1 ปี หรือแผนยุทธวิธีให้ดำเนินไปตามแผนระยะสั้นนั้นได้:ระดับที่สี่ หรือ (Strategic Planning) หมายถึงการใช้คอมพิวเตอร์จัดทำสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง สำหรับใช้วางแผนระยะยาวหรือแผนกลยุทธ์ เช่น ในอีก 5 ปี ข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด

การจัดโครงสร้างทั้งสี่ระดับนี้ไม่ได้หมายความว่าการใช้สารสนเทศแยกกันโดยเด็ดขาดแต่เป็นการแบ่งเพื่อความสะดวกในการพิจารณาว่าผู้บริหารแต่ละระดับมีความต้องการข้อมูลที่ต่างกัน ในแต่ระดับอาจต้องการสารสนเทศที่จัดเตรียมขึ้นจากระดับที่ต่ำกว่า หรือบางครั้งอาจต้องใช้ข้อมูลปัจจุบันมีการกล่าวถึงวิธีการรื้อปรับระบบองค์กรใหม่ ในรูปแบบที่เรียกว่า business reinvention กล่าวคือ การปรับปรุงและสร้างค์องค์กรใหม่ โดยนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในองค์กร

สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีความสำคัญยิ่ง เราแบ่งระดับสารสนเทศออกเป็น 4 ระดับคือ ระดับส่วนบุคคล ระดับกลุ่มหรือแผนก ระดับองค์กรและระดับระหว่างองค์กร โดยทุกระดับจะเกี่ยวข้องกับทรัพยากรที่จำเป็นต้องนำมาใช้เพื่อประกอบกัน และให้ได้ประโยชน์จากสารสนเทศ ประกอบด้วยอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ได้แก่ คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สื่อสาร ซอฟต์แวร์ ข้อมูล ชั้นตอนการปฏิบัติงาน ได้แก่ กฏระเบียบต่าง ๆ และตัวบุคลากรเอง

ศูนย์สารสนเทศขององค์กร คือหน่วยงานที่จะบริหารและจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ที่ต้องลงทุนทั้ง 5 องค์ประกอบนี้ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ศูนย์สารสนเทศขององค์กรตามแนวความคิดใหม่ จึงต้องประสานกับธรรมชาติของการทำงานขององค์กรที่มีบุคลากรเป็นแกนนำ เพราะบุคลากรทุกคนย่อมเป็นผู้ใช้สารสนเทศ และยังต้องมองเลยไปเป็นระดับกลุ่ม ระดับองค์กร และระดับระหว่างองค์กร การทำงานในทุกระดับจะต้องประสานการใช้ประโยชน์ให้เกิดกับองค์กรได้สูงสุด

ลักษณะและจุดมุ่งหมายของศูนย์สารสนเทศ

คอมพิวเตอร์มีการพัฒนาการมาจากระบบคอมพิวเตอร์ที่มีราคาแพง โดยการใช้ประโยชน์จึงเริ่มจากการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกันในอดีต มีศูนย์คอมพิวเตอร์กลาง ต่อมาเมื่อมีการพัฒนาพีซี แนวคิดจึงเริ่มจากการพัฒฒนาให้ระบบใช้งานส่วนตัว และต่อมาพัฒนาเป็นเครือข่ายที่ทำงานร่วมกัน ดังนี้นลักษณะของการใช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีลักษณะตามสภาพของการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการของเทคโนโลยี โดยเฉพาะระบบคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูล ระบบเครือข่าย รูปแบบการช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีรูปแบบดังนี้

การใช้แบบเครื่องหลัก (Host base) ในยุคที่เครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาแพง เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ส่วนใหญ่เป็นเมนเฟรม ซึ่งมีการจัดการฐานข้อมูลอยู่ส่วนกลางและแบ่งการใช้งาน เครื่องคอมพิวเตอร์หลักเป็นเครื่องที่รวมทรัพยากรทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง ผู้ใช้เพียงแต่ต่อสายออนไลน์ และใช้กำลังการคำนวณทั้งหมดจากเครื่องหลักสถานีปลายทางจึงเป็นเพียงแค่เทอร์มินัลเท่านั้น

รูปที่ 1 การใช้งานแบบเครื่องหลัก เพื่อเป็นการสนับสนุนข้อมูลข่าวสารขององค์กร

การใช้งานแบบเครื่องเดี่ยว (stand alone) เมื่อมีการพัฒนาพีซีให้เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล จึงมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์สนับสนุนพีซีให้ช่วยงานระดับบุคคล ดังนั้นการประยุกต์ใช้งานระดับบุคคลจึงเป็นที่นิยมแพร่หลาย ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์พื้นฐนที่เรียกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปให้ใช้งานได้มาก เช่น ใช้ช่วยในการพิมพ์เอกสารหรือเรียกว่า เวิร์ดโปรเซสเซอร์ ใช้คำนวณบนตารางที่เรียกว่า สเปรตซีตใช้ในการเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลขนาดเล็ก ใช้เพื่อนำเสนอผลงาน

รูปที่ 2 เครื่องพีซีทำให้เกิดระบบการจัดการข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล

ระบบแลนและไคลแอนต์เซิร์ฟเวอร์ เมื่อพีซีมีขีดความสามารถสูงขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีได้พัฒนาระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้เชื่อมโยงเข้าถึงกัน และใช้งานร่วมกัน ระบบแลนที่ใช้จึงเริ่มจากการสนับสนุนงานระดับกลุ่ม ระดับแผนกที่มีการทำงานร่วมกัน ใช้ทรัพยากรบางอย่างร่วมกัน เช่น ใช้ไฟล์ใช้ข้อมูล ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ ตลอดจนเครื่องพิมพ์ร่วมกัน สภาพการทำงานบนเลนส่วนหนึ่งมีลักษณะการทำงานแบบ ไคลแอนต์เซิร์ฟเวอร์ กล่าวคือมีสถานีบริการกลางที่ให้บริการร่วมกันทั้งกลุ่ม โดยผู้ใช้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์พีซีของตนเองเชื่อมโยงกับเครือข่ายแลน เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เรียกว่า ไคลแอนด์ ส่วนสถานีบริการกลางเรียกว่า เซิร์ฟเวอร์ เช่น ถ้ามีระบบฐานข้อมูลกลางที่ให้บริการกลางร่วมกันก็เรียกว่า ดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์ ผู้ใช้สามารถใช้เครื่องไคลแอนต์เรียกค้นข้อมูลข่าวสารจากเครื่องเซิร์ฟเวอร์ได ้รูปแบบการทำงานแบบนี้จึงเป็นการลดขนาดของเซิร์ฟเวอร์ลงจากโฮสเบส เพราะสถานีย่อยคือไคลแอนต์สามารถช่วยดำเนินการบางอย่างเองได้ และการทำงานในระดับไคลแอนต์ที่สำคัญคือ มีส่วนช่วยในการติดต่อกับผู้ใช้ที่จะแสดงผลแบบกราฟฟิก

รูปที่ 3 เครือข่ายแลนสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม

การเชื่อมต่อแลนเป็นอินทราเน็ต เมื่อนำเวอร์กกรุ๊ปหรือเครือข่ายแลนย่อย ๆ หลายเครือข่ายต่อเชื่อมกันเป็นเครือข่ายขององค์กร มีเส้นทางการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารหลักที่เรียกว่าแบคโบน (backbone) เครือข่ายนี้จึงเป็นเครือข่ายที่สนับสนุนการทำงานขององค์กร ซึ่งอาจเรียกว่าเอ็นเตอร์ไพรสเน็ตเวอร์กหรืออินทราเน็ต ในระดับองค์กรจึงมีการบริหารจัดการเครือข่ายขององค์กร มีหน่วยงานดูแลเครือข่ายกลาง และดูแลทรัพยากรที่สนับสนุนการใช้งานในองค์กร ลักษณะการเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานอาจข้ามออกไปยังหน่วยงานที่อยู่ห่างไกล โดยเชื่อมต่อด้วยเครือข่ายสาธารณะแบบแวน (wan) สภาพการทำงานภายในองค์กรยังมีลักษณะการใช้ทรัพยากรร่วมกันมีสถานีบริการที่เรียกว่าเซิร์ฟเวอร์ ผู้ใช้ใช้พีซีที่ต่ออยู่บนเครือข่ายเชื่อมโยงเรียกใช้บริการเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ภายในองค์กรอาจมีฐานข้อมูลเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์กลางหรืออาจจะมีหลายเซิร์ฟเวอร์กระจายกันอยู่ก็ได้ ลักษณะการใช้งานบนเครือข่ายจึงสนับสนุนการทำงานตั้งแต่งานในระดับบุคคลที่ใช้พีซีของตนเองเป็นหลัก เชื่อมต่อใช้งานร่วมกันเป็นเครือข่ายในแผนก ในกลุ่มงานของตน ใช้สถานทีบริการเซิร์ฟเวอร์ในแผนกของตน และยังเชื่อมโยงกับองค์กรใช้งานในลักษณะร่วมกับส่วนกลางขององค์กร ดังนั้นทุกคนในองค์กรที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายจึงสามารถเลือกใช้ทรัพยากรคอมพิวเตอร์ข้อมูลข่าวสารทั้งของกลุ่มและขององค์กรได้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ทรัพยากรฮาร์ดแวร์ร่วมกันได้อีกด้วย ในเชิงเทคนิคนั้นระบบสารสนเทศระดับองค์กรจะมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดูแลแฟ้มข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันไว้ในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ มีการใช้เครือข่ายแลนเชื่อมโยงเครื่องมือพื้นฐาน อีกประการหนึ่งของระบบข้อมูลข่าวสาร คือระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สำคัญในการช่วยดูแลระบบข้อมูลและการประยุกต์ใช้งานด้านต่าง ๆ

รูปที่ 4 การใช้เครือข่ายเพื่อสนับสนุนการทำงานในองค์กร

การเชื่อมโยงระหว่างองค์กร การบริหารและการจัดการระบบสารสนเทศสมัยใหม่ ยังเน้นให้เกิดการทำงานแบบธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (eBusiness) และมีการค้าขายแบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่าางองค์กรเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน และการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน การเชื่อมโยงระหว่างกันในปัจจุบัน เน้นการใช้เส้นทางร่วมแบบสาธารณะ เช่น ใช้อินเทอร์เน็ต ลักษณะการเชื่อมโยงออกสู่ภายนอก จึงมีลักษณะที่ต้องการสร้างวงจรเฉพาะการเชื่อมโยงระหว่างองค์กร หรือการวิ่งผ่านเส้นทางสาธารณะร่วมกัน

รูปที่ 5 การเชื่อมโยงระหว่างองค์กร

อินเทอร์เน็ตจึงเป็นเครือข่ายสากลที่เชื่อมโยงเครือข่ายย่อยขององค์กรจำนวนมหาศาลเข้าด้วยกัน ทำให้ทุกองค์กรที่เชื่อมโยงเข้าถึงอินเทอร์เน็ตติดต่อถึงกันได้ และหากถ้ามีองค์กรใดสร้างเครือข่ายและเชื่อมโยงต่อออกไปภายนอก โดยเน้นการทำงานในขอบเขตจำกัด เช่น ให้บริการลูกค้าติดต่อเข้ามาได้ และไม่สามารถออกไปนอกเครือข่ายอย่างอิสระเหมือนอินเทอร์เน็ต เราก็เรียกว่า เอ็กซ์ทราเน็ต

ศูนย์สารสนเทศกับองค์กร
ในองค์กรมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศหลายระดับ ดังนั้นการจัดประเภทของศูนย์สารสนเทศ จึงต้องเน้นให้สนับสนุนการทำงานทุกระดับ ศูนย์สารสนเทศจึงมีลักษณะที่แบ่งตามประเภทการใช้งานดังนี้

·      ศูนย์สารสนเทศสนับสนุนการทำงานระดับกลุ่ม จากการใช้งานในระดับเวอร์กกรุ๊ป ที่มีการจัดการเซิร์ฟเวอร์ของตนเองภายในแผนกหรือกลุ่มจึงต้องรับผิดชอบงานทางด้านสารสนเทศของตนเอง เช่น งานแผนกบุคคล ต้องดูแลฐานข้อมูลพนักงานทั้งหมด ดูแลการดำเนินงานเพื่อการทำงานการเงินเดือน แผนกขายก็ต้องดูแลฐานข้อมูลลูกค้า ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังของตนเอง การกระจายศูนย์สารสนเทศลงไป ในระดับกลุ่มทำให้มีความสะดวกในการปฏิบัติงาน สามารถดำเนินงานด้วยความคล่องตัว แต่มีปัญหาในเรื่องความซ้ำซ้อนของข้อมูลระหว่างกลุ่ม และยุ่งยากในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลข่าวสาร

·     ศูนย์สารสนเทศส่วนกลาง สืบเนื่องจากองค์กรมีการสร้างเครือข่ายหรือมีระบบข้อมูลข่าวสารร่วม ดังนี้ศูนย์สารนิเทศส่วนกลางจึงมีความจำเป็นที่จะทำให้ระบบการใช้ข้อมูล ข่าวสาร ในลักษณะการใช้งานร่วมกัน ทำให้สะดวกขึ้น และยังบริหารเครือข่ายหรือช่วยในเรื่องการติดต่อสื่อสารระหว่างองค์กร

ความสำเร็จอยู่ที่การจัดการโครงสร้างในองค์กร

รูปแบบการบริหารสารสนเทศในองค์กรจึงเป็นได้ ทั้งแบบรวมศูนย์เหมือนในอดีต แต่ในสภาพปัจจุบันความต้องการใช้สารสนเทศมีความหลากหลาย และมีความแตกต่างกันมาก ตั้งแต่ระดับส่วนตัวจนถึงระดับระหว่างองค์กร ดังนั้นความสำเร็จขององค์กรจึงอยู่ที่ การบริหารและการจัดการโครงสร้างสารสนเทศ ให้เหมาะสมกับสภาพการทำงานขององค์กร ซึ่งสามารถแยกกระจายตั้งแต่ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม ระดับองค์กร และระหว่างองค์กร การเลือกสภาพที่เหมาะสมต่อการใช้งานจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ